Projektsteuerung / Controlling im Sozialmanagement

Autor: André Grötschel (geschrieben im Jahr 2006)

Projektsteuerung / Controlling

Leitfaden Beispiel

  • Auftrag wurde erstellt (Organisation muss neues Gesetz einführen)
  • Team wurde eingeteilt
  • Termin wurde festgelegt
  • Projektleiter gibt Arbeitsauftrag an Team
  • Umsetzungsplan vom Leiter an Team
  • Team bekommt Aufgaben zugeteilt

Übersicht

Koordinierung und Projektplan durch folgende Prozesse:

  • Aufgabenverteilung mit IMV und Aktionsplan
  • Projektsteuerung durch Kontrolle / Trendanalysen
  • Berichtswesen
  • Dokumentation

Aufgabenverteilung - IMV Matrix

IMV = Information, Mitarbeit, Verantwortung

  • Matrix Darstellung
  • Aufgaben in Arbeitspakete packen
  • Arbeitsaufwand in Zeit Einheit
  • Beteiligte Personen auf Pakete zuordnen

Nachteil:

  • beliebig wachsende Komplexität

Aufgabenverteilung - Aktionsplan

  • Inhalt, Personen, Termine
  • Tabellen Darstellung
  • ID Nummer, Was, Wer, Bis wann
  • Aufgaben schnell definiert, delegiert, terminiert

Nachteil:

  • nicht für komplette Projekte gedacht

Projektsteuerung durch Kontrolle

  • Festlegung der Soll-Werte
  • Ingangsetzung
  • Kontrolle / Ist-Wert Erfassung
  • Bei Abweichung: Steuerungsmaßnahmen
  • Reaktion erst nach eingetretener Abweichung

Projektsteuerung durch Kontrolle

Kontrollen:

  • Terminabweichung
  • Ereignisabweichung
  • Kostenabweichung

Projektkontrolle:

  • Meilensteinüberwachung
  • Leistungsfortschrittskontrolle

Nachteile:

  • Korrektur erst nach Schaden
  • Zeitraum verzögert sich

Projektsteuerung durch Trendanalysen

  • Festlegung der Soll-Werte
  • Ingangsetzung
  • Trendanalysen
  • Bei zu erwartenden Abweichungen: Steuerungsmaßnahmen
  • Reaktion vor Eintreten der Abweichung
  • Projektsteuerung durch Trendanalysen

Meilenstein Trendanalyse

  • Team und Fachexperten treffen sich regelmäßig
  • Aussagen zum nächsten Meilenstein sollen getroffen werden
  • nächster Meilenstein könnte sich verschieben

=> Projektleiter leitet Gegenmaßnahmen ein

Berichtswesen

  • Meilensteinreport
  • Statusbericht
  • Änderungsmitteilung
  • Rückmeldung

Dokumentation

Unterlagen zum Produkt / Ergebnis

  • Beschreibung des Ergebnisses
  • Pläne
  • Stückzahlen
  • Prüfprotokolle

Unterlagen zum Ablauf der Projektes

  • Berichte (Meilenstein, Stichtag, Änderung)
  • Kostenberichte
  • Planungsunterlagen
  • Projekt-Tagebücher

Scrum (engl. Gedränge)

kommt von Toyota Production System (TPS) und basiert als agile Methode auf 'Werten'

  • Product Owner legt das gemeinsame Ziel fest. setzt Prioritäten der einzelnen Product-Backlog-Elemente
  • Team schätzt die Aufwände der einzelnen Backlog Elemente ab, Team arbeitet selbst organisiert im Rahmen einer Time Box
  • Scrum Master hat die Aufgabe, die Prozesse der Entwicklung und Planung durchzuführen und die Aufteilung der Rollen und Rechte zu überwachen
  • Product Backlog (Produkt Reserve) - enthält Elemente des zu entwickelnden Produktes. Vor neuem Sprint neu bewerten, Aufträge größer als 16 Std. dann aufgeteilt. Wird laufend fortgesetzt (nie fertig!)
  • Sprint – Zeit Box von 30 Tagen, für den jeweiligen Sprint wird ein Sprint-Backlog erstellt, das die Anforderungen beinhaltet, Kunde setzt Prioritäten, Team organisiert sich selbst, keine detaillierten methodischen Vorschriften
  • Scrum-Meeting - jedem Tag 15-minütiges Meeting (Alles gestern geschafft? Was heute? Gibt es Probleme?)
  • Review – Nach Sprint wird mit Kunde zusammen das Ergebnis präsentiert
  • Retrospektive – (Rückblick) Feedback zum Prozess,

=> Notizen vom Team an Wand, wird dann gruppiert, nach „Gut“ oder „Nicht Gut“ bewertet

Nachteile:

  • Alle Beteidigten müssen sich an die Regeln halten
  • Funktioniert nicht ohne Probleme, wenn das Projekt weit im Voraus geplant ist
  • Meist ist kein fester Fertigstellungstermin gesetzt
  • Ungenauigkeit der Aufwandsschätzungen

Quellen:

  • Projektmanagement mit System von Kraus/ Wesermann (Gabler Verlag)
  • Prozeßkompetenz in der Projektarbeit von Mayrshofer / Kröger (Windmühle Verlag)
  • Methoden und Hintergründe des Extreme Programming von Guido Stepken - http://www.little-idiot.de/his/his.pdf
  • Allgemeine Begriffe nachgeschlagen auf http://de.wikipedia.org/wiki/Scrum